DMS

Document Management System

Was ist DMS?

Wie oft ist es schon vorgekommen, dass ein Dokument verloren geht, der Name einer Akte, oder der Speicherort einer wichtigen E-Mail vergessen wird, die wir gerade jetzt dringend benötigen?
Wie mühsam und aufwändig müssen wir eine alte Rechnung suchen, die wir kontrollieren müssen?
Eine wirksame Dokumentenverwaltung besteht aus 4 Schritten:

  • ERSTELLEN: das Dokument wird intern erstellt oder kommt von aussen
  • ABLEGEN: das Dokument wird nach bestimmten und logischen Regeln archiviert
  • SUCHEN: man muss das Dokument bei Bedarf wiederfinden
  • VERTEILEN: eventuell muss das Dokument mehreren Nutzern zugänglich gemacht werden

All diese Aktionen benötigen Zeit und Ressourcen und verursachen Kosten.

Dies ist reine Zeitverschwendung!

Ein strukturierter Arbeitsfluss verbessert die Produktivität und die Arbeitsbedingungen.

Eine effiziente und indexierte Dokumentenverwaltung spart erheblich Zeit und Kosten.

Die elektronische Dokumentenverwaltung ersetzt das traditionelle papierbasierte Archiv durch digitale Dateien.

Vorteile des DMS

  • Platzeinsparung
  • Unveränderlichkeit der Dokumente (nie mehr verbleichte, beschädigte oder befleckte Dokumente)
  • Vertraulichkeit (Zugangsbeschränkungen für bestimmte Dokumente durch Passwörter)
  • Erhöhte Arbeitseffizienz