GED

Gestione Elettronica Documentale

Che cos’è la GED?

Quante volte capita di perdere un documento, quante altre di dimenticarsi il nome della cartella dove abbiamo archiviato una mail importante e di cui adesso abbiamo urgente bisogno?
Quanto è faticoso e dispendioso trovare quella vecchia fattura che dobbiamo controllare oggi?

Sono 4 le principali azioni che ruotano intorno ad una gestione dei documenti:

  • CREARE: il documento viene creato internamente o entra in azienda dall’esterno
  • ARCHIVIARE: il documento viene archiviato secondo regole e logiche particolari
  • CERCARE: occorrerà trovare il documento per poterlo consultare
  • DISTRIBUIRE: potremmo avere necessità di distribuire il documento

Azioni che prevedono tempo e risorse e quindi un costo che può essere importante.

Gran parte di questo tempo è sprecato!

Un flusso di lavoro strutturato migliora la produttività e le condizioni di lavoro.

Organizzare i documenti catalogandoli e indicizzandoli porta alle aziende notevoli risparmi in termini di tempo e di costi.

La Gestione Elettronica Documentale consente alle aziende la realizzazione di archivi informatici in sostituzione dei tradizionali archivi cartacei.

Vantaggi della GED

  • Riduzione degli spazi dedicati all’archivio fisico
  • Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati)
  • Riservatezza (possibilità di definire privilegi di accesso solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password)
  • Aumentata efficienza del lavoro