PERCHÈ PASSARE AL DIGITALE

In che modo un sistema di gestione documentale è in grado di offrire alla sua organizzazione un margine competitivo decisivo?

Per troppo tempo, le aziende hanno lasciato che una cattiva gestione delle informazioni rallentasse il loro sviluppo. I dipendenti impiegano in media dal 30 al 40% del proprio tempo a cercare le informazioni necessarie per svolgere le proprie attività all’interno di e-mail, documenti cartacei, dischi rigidi condivisi e raccoglitori.

Cosa succederebbe se tutte quelle ore potessero essere impiegate per rendere la tua azienda più competitiva?
Non c’è da stupirsi se le aziende e le organizzazioni più lungimiranti stanno passando ai documenti digitali per ottenere un vantaggio competitivo nel mercato globale.

4 VANTAGGI CHIAVE

Più efficienza e produttività
Il passaggio da un sistema di archiviazione basato su documenti cartacei a una soluzione digitale offre ai dipendenti un accesso semplificato ai documenti aziendali, oltre a creare un flusso di informazioni rapido ed efficiente. Invece di cercare i documenti, il personale può concentrarsi su attività di livello più alto e nel prendere decisioni che hanno un impatto positivo sul fatturato.

Curiosità:
in mancanza di una soluzione digitale efficiente, un dipendente impiega in media 18 minuti per trovare un documento.


Contenere i costi dell’archiviazione documenti

Creare e archiviare documenti cartacei è costoso. I documenti in archivio occupano molto spazio e costa fino a CHF 1’500 all’anno. Per gestire l’archivio potrebbe essere necessario assumere un altro dipendente. Il passaggio a un sistema di gestione digitale documentale consente di ottenere risparmi considerevoli in termini di archiviazione di documenti, copia, stampa, invio e personale.

Curiosità:
in un anno, un’azienda media accumula carta a un tasso pari al 22%; ciò significa che la quantità di carta raddoppia ogni 3,3 anni.


Sicurezza dei dati affidabile

Un sistema di gestione documentale consente di controllare l’accesso alle informazioni riservate e di rispettare i provvedimenti di sicurezza. Inoltre, il sistema contribuisce a garantire la conformità alle leggi vigenti automatizzando la gestione dei record finanziari e i processi di conservazione.

Curiosità:
in qualsiasi momento, fino al 5% dei file di un’organizzazione qualsiasi risulta mancante o fuori posto
.


Continuità produttiva
Inoltre, la gestione dei documenti garantisce che le operazioni aziendali procedano senza interruzioni anche in caso di incendio o alluvione. È possibile replicare e archiviare i documenti offline o nel cloud in tutta semplicità: una soluzione perfetta per il ripristino di emergenza.

Curiosità:
se i record cartacei venissero distrutti da una calamità naturale, 7 aziende su 10 fallirebbero nel giro di 3 settimane.